Arnaud WALLETON, konzultant a školiteľ

Deň, bohužiaľ, nemá viac ako 24 hodín a niekedy je naozaj ťažké natiahnuť pracovný čas tak, aby vás to neobmedzovalo. Existuje však niekoľko riešení ako mať hlavu nad vodou a byť nad vecou. Ak chcete rozvinúť svoje pracovné schopnosti a mať pokoj, skvelým začiatkom bude použitie týchto 10 správnych krokov!

– Koľko geniálnych myšlienok ste si nechali iba vo svojej hlave a neskôr ste ľutovali, že ste ich nezrealizovali?

– Koľko peňazí vás stálo to, že ste sa do projektu pustili príliš neskoro alebo ste realizáciu nechali „na neskôr“?

– Koľkokrát ste sa cítili vyčerpaná, vystresovaná kvôli náročnosti úlohy, ktorú bolo potrebné dokončiť v krátkom čase?

Všetky tieto úlohy, ktoré musí zvládať manažérka salónu, si vyžadujú v prvom rade dostatok času. Medzi ošetreniami a vedením predaja, financií a tímu môžete mať pocit, že „TOHO MÁTE DOSŤ“!

1. VYKONAJTE AUTO-DIAGNOSTIKU AKTUÁLNEHO PRACOVNÉHO ČASU

Najlepším spôsobom na maximalizáciu efektívnosti ošetrenia je nájsť si najskôr čas na diagnostiku zákazníčky a následné odporúčanie a poskytnutie služieb.

S manažmentom času je to presne tak isto! Kde začať, ak ste ešte neprišli na to, čo je potrebné zlepšiť? So sklonenou hlavou budete iba tápať a môže sa stať, že stratíte správny smer. V prvom kroku by ste mali dokázať stanoviť, ako ste na tom aktuálne s pracovným časom.

Začnite tým, že ohodnotíte poskytované ošetrenie a raz za týždeň alebo dva si urobíte zoznam vykonaných každodenných úloh s uvedením času, ktorý ste nad nimi strávili. Táto „kontrola“ činností vám vskutku odhalí, kde máte nedostatky: časovo náročné úlohy, nedostatočne či zle pokryté úlohy, zle rozdelené úlohy, či duplicitné úlohy budú toho dôkazom! Akonáhle budete mať pred očami takýto objektívny súhrn, môžete začať premýšľať nad spôsobom, ako zefektívniť a zrýchliť prácu mimo salónu… a získať tým drahocenný čas!

Povedzte si, že hoci je výsledok auto-diagnostiky bolestivý, je častokrát svetlým bodom v uvedomení si, že riadenie času má byť pre vás prioritou.

2. ZÍSKAJTE ČAS U OPAKUJÚCICH SA A ČASOVO NÁROČNÝCH ÚLOHÁCH

Niektoré operatívne úlohy sa opakujú pravidelne: vytváranie dočasných ponúk, newsletter inštitútu, mesačný marketingový kalendár, dohadovanie termínov so zákazníkmi, pripomínanie inštrukcií na zlepšenie zákazníckej skúsenosti…

Každá z týchto činností vám zaberie množstvo času vo vašom diári.

Začnite sa opakovane samé seba pýtať, ako je možné tieto úlohy vykonať čo najrýchlejšie. Máte pred sebou množstvo riešení, napr.:

– Zaobstarať si vhodný program na každodennú správu a marketing v salóne krásy, kde budete mať v rámci jedného kliknutia všetko k dispozícii: agendu, kartu zákazníka, fakturáciu a výsledky bez toho, aby ste strácali čas hľadaním papierov.

– Používať online rezerváciu na lepšie riadenie hovorov a zníženie času na telefonovanie a plánovanie termínov.

– Používať e-mail na automatizáciu správ. Na základe modelu a scenára sa k zákazníkovi dostane prispôsobený e-mail, ktorý je v súlade so stanovenými podmienkami: potvrdenie termínu a jeho pripomenutie deň pre jeho uskutočnením akonáhle je takéto ošetrenie zaznamenané v harmonograme zákazníka, uvítacia správa po zaregistrovaní účtu, e-mail k narodeninám, keď zákazník/zákazníčka uvedenie dátum narodenia, poďakovanie za to, že daná osoba k vám prišla na ošetrenie, prispôsobené ponuka, keď si všimnete, že intenzita návštev zákazníkov sa znižuje a pod.

To všetko je „zautomatizované“!

– Zverejniť „návod“ v ktorom uvediete jednotlivé ošetrenia, veci, ktoré sa majú a nemajú robiť, odpovede na zložité situácie: už nebudete musieť X-krát opakovať tú istú vec jednotlivým členom tímu.

3. NAUČTE SA POVEDAŤ NIE „ZLODEJOM“ ČASU!

V priemere denne premárnime 1/3 času na činnostiach, ktoré nám nič neprinesú! Požierači času môžu mať viacero podôb:

– Digitálnu, ktorá vás rozptyľuje, pokúša a zabíja koncentráciu.

– Zákazníkov, rodinu či tím, ak sú konverzácie netýkajúce sa práce veľmi rozsiahle.

– Perfekcionizmus, ktorý nie je synonymom hľadania kvality, ale detailov a bezvýznamnosti, ktoré len odrážajú hlboko zakorenený strach.

Vezmite to do svojich rúk: ak si nebudete sami strážiť svoj čas, nik iný to za vás neurobí! Vytvorte si preto kódex „správneho správania“, ktorý obsahuje niekoľko kľúčových opatrení, ako napr.:

– Uveďte mobil do režimu „Nerušiť“ v prípade, ak sa púšťate do úlohy vyžadujúcej si veľkú koncentráciu.

– Zatvorte všetky karty prehliadača, ktoré nesúvisia s predmetom vašich myšlienok.

– Stanovte si pevný čas, kedy si budete prehliadať rôzne správy a sociálne siete. Je to lepšie ako kompulzívne premýšľanie, na základe ktorého ich otvárate desaťkrát denne.

– Naučte sa diplomatickým spôsobom hovoriť „nie“ všetkým bezprostredným požiadavkám iných ľudí tak, že ich zavesíte na vopred pripravenú nástenku.

– Pustite sa do projektov ihneď, ako dosiahnete uspokojivú úroveň kvality a doprajte si právo ich zdokonaľovať a následne zlepšovať.

Čo ak budete pochybovať o schopnosti dodržať kódex správneho správania sa? Pripomeňte si, že autodisciplína funguje správne vtedy, ak ju budete používať spolu s pozitívnym myslením. Ak potrebujete nájsť motiváciu, skúste si predstaviť pekné veci, ktorým by ste sa v takto získanom voľnom čase mohli venovať, ak by ste odstránili „faktory rušenia“. Bez ohľadu na to, čo je vašou pohnútkou, nemajte žiadne výčitky. Máte právo chcieť čas na ničnerobenie a starostlivosť o seba samú. Dokonca vám to výrazne odporúčame!

4. ROZVÍJAJTE SVOJE SCHOPNOSTI

Každý je produktívnejší, ak sa niečo týka ich silných a nie slabých stránok. Skúsenosť, získaná reflexia a dôvera na jednej strane napomáhajú k rýchlemu výkonu úlohy a enormnej pracovnej kapacite. Na druhej strane vidina, že vyjdete zo svojej „komfortnej zóny“, pôsobí ako vedomá či nevedomá psychologická brzda a podnecuje k tomu, aby sme veci odložili „na neskôr“. Je to v ľudskej povahe, že veci, ktoré neovládame, proste odsúvame.

Pre zrýchlenie by ste mali rozvíjať svoje schopnosti. Buďte otvorená všetkému, čo vám pomôže k lepšej kompenzácii slabostí: networking, horlivé čítanie Nouvelles Esthétiques a Spa de Beauté, prítomnosť na konferenciách v danej oblasti počas kongresov, prehrávanie si videí na YouTube od odborníkov, stretnutie so špecialistom a, samozrejme, neustále vzdelávanie sa prostredníctvom školení!

5. STANOVTE SI PRIORITY

Aj keď je vaša spoločnosť malá a hoci nepracujete sama, neznamená to, že všetko musíte robiť sama. Pokúsiť sa urobiť všetko, nie je ani uskutočniteľné ani múdre. Mali by ste skôr:

– v prvom rade sa zamerať na činnosti, ktoré vedú k lepšej produktivite,

– posunúť niektoré neprioritné úlohy,

– úlohy delegovať/presunúť na externého pracovníka.

Ak si chcete správne vybrať, vždy sa zamerajte na:

Svoje ciele

Stanovili ste si cieľ, ktorý je potrebné sledovať! Mali by ste mu venovať maximum svojho času, pretože iba tak dosiahnete to, čo si želáte. Stretávam sa s mnohými kozmetičkami, ktoré by rady chceli „rozvinúť“ svoj salón, ale marketingovej a obchodnej stratégii venujú iba pár hodín týždenne. Nie je to dobré! Ak je niečo vašim cieľom, malo by to byť aj vašou prioritou!

Hodnota pracovného času

Kým svoj čas trávite tým, že idete do banky či nakupujte pre svoj salón, čistite a pripravujete kabínky, tak strácate svoje peniaze na úlohách, ktoré by mohol robiť iný, pre koho čas nie je až tak dôležitý. Preto bude lepšie, ak tieto úlohy delegujete na niekoho iného.

Naliehavosť a dôležitosť úloh

Ak riadite úlohy bez toho, aby ste si ich hierarchizovali, nikdy nepôjdete jedným smerom! Úlohy, ktoré sú naliehavé a dôležité, vás nepočkajú a tie, ktoré nie sú naliehavé a sú dôležité, je potrebné naplánovať. Ostatné môžete delegovať na iných, prípadne odstrániť.

Svoj entuziazmus

Ak váhate s vykonaním niektorých úloh iba preto, že vám berú množstvo energie, že neviete s tým absolútne pohnúť, že z toho nemáte žiadnu radosť, tak potom riskujete, že tomu zasvätíte množstvo času a výsledok nebude želaný. Preto je lepšie sa obrátiť na odborníka, ktorý svoju oblasť dokonalo ovláda a vy zažiarite v úlohách, ktoré vám idú najlepšie.

6. VŽDY PREDVÍDAJTE ČINNOSŤ, NA KTOREJ MÔŽETE PRACOVAŤ

Začať týždeň s tým, že sa sami sebe opýtate, čo môžete vykonať vo vyhradenom čase je najlepší spôsob, ako znížiť efektivitu.

Preto vždy niekoľko hodín venujte kalendáru, do ktorého si zaznamenávate dôležité dátumy týkajúce sa prevádzky inštitútu a nezabudnite na zoznam úloh, ktoré z nich vyplývajú a vy ich potrebujete urobiť. Tento spôsob je „magický“, pretože vás núti pracovať aj podvedome. Ak úlohu začnete skutočne, aj vaše myslenie a myšlienky budú jasnejšie.

7. STANOVTE SI ČASOVÉ LIMITY

„Práca spočíva v tom, že jej vykonaniu venujete potrebný čas.“ Je to dôvod, pre ktorý dokážete uskutočniť množstvo práce pred tým, ako napríklad odídete na dovolenku… niekedy však strávite dva dni nad úlohou, ktorú by ste za normálnych okolností vykonali za dve hodiny. Rozdiel medzi týmito dvoma situáciami je obmedzenie. Bez neho strácate pojem o čase!

Naučte sa reálne stanoviť čas každej úlohy, ktorú máte vykonať… a sledujte, či sa ho držíte. Pracujete rýchlejšie z dôvodu tlaku, kedy chcete termín dodržať.

V rámci cielenejších či menej dôležitých projektov si na ich vykonanie stanovte konečný termín. Neodkladajte ich viac ako raz, čím si zachováte dôveryhodnosť.

8. SKUTOČNE SI NAPLÁNUJTE SVOJE ČINNOSTI

Diár? Samozrejme, zapisujete si do neho všetky termíny zákazníčok a práve vďaka nemu sa dokážete zorganizovať a počas ich návštevy v salóne sa im aj lepšie venovať. Ale čo sa deje s časom na riadenie a činnosti mimo salónu? Sú prevádzkové prestávky určené na to, aby ste ich skutočne dodržiavali?

Mnoho vedúcich zamestnancov salónov krásy ich nepovažuje za podstatné, pretože prioritou pre nich zostáva uvítanie zákazníčok a riadenie salónu sa stáva len akousi „výplňou“ okien v diári alebo niekedy radšej uprednostnia spontánnosť pred organizačným rámcom, ktorý je v „núdzovom prípade“ ťažké udržať.

Vážna chyba: nechávajú si ujsť bez debaty ten najdôležitejší moment: venovanie sa úlohám a projektom, ktoré salón potrebuje rozvíjať. Plánovať znamená dopredu stanoviť čo a kedy budete robiť. Sila plánovania je fenomenálna: to, čo si naplánujeme, nás zaväzuje, robí z nás zodpovednejších ľudí…a je to tým, že je to v diári zapísané a pretože by bolo nevhodné premárniť čas, ktorý ste mohli venovať zákazníčke!

V rovnakom duchu by bolo rozumné vytvoriť si akúsi „rutinu“, ktorá vás naučí určité procesy zautomatizovať. Takto by ste si mohli napríklad priradiť jednu oblasť k jednému konkrétnemu dňu: v pondelok by ste sa venovali finančným veciam, v utorok rozvoju predaja a pod.

Myšlienkou tohto všetkého je zaškatuľkovať si niektoré úlohy a urobiť z nich rutinu bez fantázie, čo nie je všetkým po chuti. Napriek tomu však ide o uplatňovanie zdravého úsudku a spôsob, ako dosiahnuť najlepšie výsledky v dlhodobom horizonte. Veď aj vy samy zákazníčky podnecujete k tomu, aby sa starostlivosti o seba venovali pravidelne a dosiahli tak krajšiu pleť, všakže?

9. NARAZ SA SÚSTREĎTE IBA NA JEDNU ÚLOHU

Myslíte si, že je vašou výhodou robiť viac úloh naraz? Mýlite sa: váš mozog nedokáže riadne vykonávať viac ako jednu činnosť. Ak ste sa napr. rozhodli venovať sa newsletterom salónu, naučte sa odmietnuť všetky ostatné nástrahy, ktoré vás v tejto činnosti budú vyrušovať. Vykonávanie viacerých úloh naraz vás iba spomaľuje: v priemere potrebujete 15 minút na opätovné hlboké sústredenie sa na úlohu v prípade, ak vás niečo vyrušilo.

Okrem toho, aký je zmysel venovať sa viacerým veciam naraz a nič nevykonať poriadne? Nakoniec vás to aj tak demotivuje, pretože budete mať iba viac nedokončených úloh.

10. ZACHOVAJTE SI ĽUDSKÝ RYTMUS

Nastavenie si šialeného rytmu nie je z dlhodobého hľadiska dobrou stratégiou: ak sa vyčerpáte, bude to pre vás iba kontraproduktívne. Skôr sa naučte pracovať v maximálne 90-minútových cykloch: je to dostatočný čas, aby ste v úlohe dokázali napredovať a boli v harmónii s psychologickými nástrahami.

Ak chcete svoju produktivitu ešte rozvinúť, potrebujete ku koncentrácii aj priaznivé prostredie: nájdite si tiché miesto, kde môžete v pokoji počúvať pesničky „na koncentráciu a výkonnosť“ z YouTube alebo Spotify a kde budete mať k dispozícii esenciálne oleje, liečivé kamene či Bachové kvety.

Po takejto práci si doprajte 15-minútovú prestávku: nechajte vo svojom tele prúdiť krv a energiu, pretože práve to je základom výkonného premýšľania. Využite tento čas a doprajte si kúsok radosti: jedzte, hýbte sa, pite vodu, dýchajte na čerstvom vzduchu, čím dosiahnete triezvejší úsudok a lepšie sa dokážete sústrediť.

Zdravý životný štýl, dodržiavanie biorytmu a pozitívne myslenie vám pomôžu, aby ste sa dokázali lepšie zorganizovať. Nakoniec ide iba o to, aby ste sa dokázali venovať aj svojmu telu, počúvali ho a prispôsobili sa jeho prirodzenému rytmu.

ZÁVER

Na záver môžeme povedať, že časový manažment je v rámci teórie vcelku jednoduchý. Dôležité je vedieť si vybrať, nie veci strpieť:

– rozhodnite sa, že radšej čas ušetríte a nevyčerpáte všetky svoje sily,

– správne sa rozhodnite, čo a kedy je potrebné vykonať a neroztrúste svoju pozornosť,

– radšej sa zorganizujte a rozvíjajte svoju efektivitu, než by vás práca mala úplne zaplaviť.

Tieto správne kroky majú svoj zmysel, ak ich vo svojom salóne vykonávate každodenne. Plánujete sa do nich pustiť zajtra? Prečo čakať, keď môžete začať už dnes?

Hneď, ako začnete, na nič nezabudnite, aj keď je to občas náročné a zatiaľ neviete, ako na to. Teória tvrdí, že na zmenu a vytvorenie akéhosi zvyku je potrebných 21 dní. Je to doba potrebná na to, aby sa náš mozog dokázal prispôsobiť automatizácii. Ak sa chcete stať pánom svojho času, vyhraďte si na to minimálne tento čas!